Содержание

Служебные записки

Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Данная инструкция описывает процесс создания служебной записки на информационном портале КузГТУ, а так же управление созданными документами

Для любых действий с документами на Портале КузГТУ требуется войти в систему под личной учетной записью

Создание служебной записки

  1. В строке меню переходим в раздел «Университет»→«Документы»
  2. На открывшейся странице выбрать пункт «Служебная записка»→«Добавить»
  3. На открывшейся форме создания служебной записки необходимо заполнить все поля, где: Поле «Кому» - Указывается сотрудник кому направляется документ; Поле «От кого» - Указывается от кого был адресован документ. Можно выбрать любого сотрудника подразделения, его данные будут указаны в шапке «От кого», а Ваши данные будут указаны внизу, как исполнителя документа. Поле «Содержание документа» - содержание документа.
  4. После корректного заполнения всех полей нажмите «Сохранить» для добавления документа.

Просмотр списка документов

Для того, чтобы посмотреть весь список созданных Вами документов, а так же их текущий статус необходимо выбрать пункт «Служебная записка»→«Список»

Работа с документами

В списке документов можно управлять своими служебными записками, делается это при помощи кнопок управления, которые находятся в каждой строке соответствующего документа:

Статус документа будет меняться в зависимости от того на каком этапе он находится
Пока Вы не отправили документ на маршрут согласования он не виден никому кроме Вас!

После нажатия кнопки «Отправить на согласование» () появится сообщение, в котором будут описаны текущие действия с документом. Это означает что документ поступил в обработку.